Programmadoelstelling

Algemene doelstellingen/activiteiten binnen dit programma zijn:

• De gemeente draagt zorg voor betrouwbare gegevens basisadministratie;
• Inwoners zijn betrokken bij vorming van toekomstig beleid. Een mogelijkheid hiervoor dient zich aan bij dorps- en wijkraden;
• Toekomstig behoud en beschikbaar houden van digitale informatie/archieven. Onder andere het wegwerken van analoge en digitale achterstanden en archiveren van netwerkschijven, website, social media, videotulen (videoverslagen) en mailboxen;
• Integraal veiligheidsbeleid. Het uitvoeringsplan ten aanzien van dit beleid wordt jaarlijks door het college vastgesteld en aan de gemeenteraad ter kennisname overlegd;
• Digitale agenda 2025 (informatievoorziening);
• Goede geïnformeerde inwoners en ondernemers middels de diverse communicatiekanalen;
• Opstellen informatiebeleidsplan 2024-2028 en visie op informatiebeheer voor zowel analoog- als digitaal informatiebeheer, rekening houdende met verdere invoer zaakgericht werken en nieuwe of veranderende wet- en regelgeving;
• Inrichting van zaaktypen in het Documentair Structuur Plan (DSP);
• Uitbreiding collectiebeheersysteem (CBS) voor crowdsourcing.

Vervolg traject Duidelijke Taal – stap van corrigeren naar ‘gewoonte’ zetten ; door herhalen, trainingen en inzet taalambassadeurs.

2025.

• Leesbaarheid communicatie gemeente – is het B1?
• Check brieven, e-mails, publicaties, raadstukken, etc.

Cultuuromslag is nodig (B1 is gewoon). Dat vraagt een organisatie-brede steun en inzet en onderling coaching.

Leerpunten uit het onderzoek naar onze communicatiemiddelen (2024) oppakken.

2025.

Gerealiseerde acties als gevolg van de leerpunten uit het onderzoek.

• Positieve ondertoon bij berichtgeving/brieven.
• Uitdragen van het goede en de sterkten van onze gemeente.
• Open en transparant communiceren.

2025.

Acties /reacties van onze inwoners in het algemeen en op sociale media in het bijzonder. Hoe is de toon? Hoe zijn de reacties?

Niet voldoende aandacht – omwille van capaciteitsgebrek.

Naast traditionele vormen van participatie het online participatieplatform https://Doemee.inulst.nl verder inbedden in de organisatie.

2025.

Aantal projecten waarbij burgerparticipatie is ingezet.
Aantal deelnemers aan, projecten op en reacties op https://Doemee.inulst.nl.
Aantal bezoekers infoavonden.

Participatie kan leiden tot een tragere besluitvorming; doch ook tot een betere en ook snellere besluitvorming. Meerdere reacties vraagt meer tijd.

In 2025 neemt de stijging van het aantal reisdocumenten dat moet worden verlengd nog verder toe. In 2014 is de geldigheidstermijn voor reisdocumenten van inwoners > 18 verhoogd van 5 naar 10 jaar. De komende jaren verlopen deze dus. Voor 2025 betekent dit concreet een stijging t.o.v. 2023 met 3.800 stuks naar 4.300 verlengingen. Verlengen kan uitsluitend via een persoonlijke afspraak in de gemeentewinkel. Hiervoor zijn geen digitale alternatieven.

• Aantal open balies en de bezetting afstemmen op de toenemende vraag naar reisdocumenten.
• Verleiden naar digitale kanalen voor die producten waarbij dat mogelijk is (onder andere met behulp van E-diensten, die in de loop van 2024 zijn geactiveerd).
• Behouden dubbele bezetting receptie om het proces in de gemeentewinkel soepel te laten verlopen (veel aanvragen betekent immers ook veel afhalers die zonder afspraak binnenlopen).

Heel 2025.

Wachttijd voordat men voor een afspraak terecht kan < 5 werkdagen.

Afwezigheid van medewerkers kan leiden tot minder beschikbare tijdslots hetgeen de wachttijd opdrijft.

In 2023 is een begin gemaakt met een visie op dienstverlening. In 2024 is deze verder uitgewerkt naar een Zeeuws-Vlaamse visie op dienstverlening. Deze visie moet concreet worden gemaakt door onder andere een bereikbaarheidsmodel en continue meting klanttevredenheid.

Heel 2025.

Realisatie en implementatie van concept, model en meetmethode.

Het niet tijdig gereed zijn van de organisatievisie waar de dienstverleningsvisie op aan moet sluiten.

Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen.

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen. Start Q2 2024, afgerond Q3 2026. Looptijd 2 jaar.
• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q4 2024.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q4 2024 – Q4 2026.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q4 2024 – Q3 2026.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bv bouwvergunningen en overige dossiers blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris met inzet van externe partij, onder begeleiding door eigen personeel i.v.m. personele bezetting.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Resterende looptijd 4 jaar.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, 2023 – Q4 2025.
• Digitaliseren dossiers 2023 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten 2023 – Q4 2025.

Na een succesvolle pilot van 80 m1 in 2021, is er in de afgelopen twee jaar opnieuw circa 100 strekkende meter gedigitaliseerd. Voortgang: 70%/100%.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

• Samenstellen projectteam Q1 2025.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2025.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2025.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2025.
• (Voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2025.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q1 2024 -Q1 2025.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q3 2024 – Q3 2025.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, etcetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

• Samen met onze partners zetten we actief in op samenwerking en belangenbehartiging voor de gemeente en de regio. We zijn onderdeel van diverse netwerken, die we kunnen inzetten voor de lobby naar het Rijk en Europa. Zowel met andere Zeeuwse en Vlaamse overheden als met de plattelandsgemeenten in de P10. Goede bestuurlijke samenwerking is essentieel om samen doelen te bereiken. We kiezen voor samenwerking als het een meerwaarde heeft.
• Gemeenten, waterschap en provincie organiseren sinds een aantal jaar hun lobby- en public affairs activiteiten in Den Haag en Brussel gezamenlijk. Er wordt een toenemend beroep gedaan op de lobbyist in Den Haag en de noodzaak wordt breed gevoeld om Zeeuwse dossiers goed onder de aandacht te brengen. Daarom is er behoefte ontstaan aan een tweede lobbyist in Den Haag. We willen een sterke lobby en belangenbehartiging in Den Haag vanuit Zeeland en voor de dossiers die voor Hulst en Zeeuws-Vlaanderen belangrijk zijn. In de thema-overleggen van het Overleg Zeeuwse Overheden, het secretarissenoverleg en het OZO strategenoverleg oefenen we invloed uit op de onderwerpen voor de lobby.
• Wij benutten hierbij het rapport ‘Elke regio telt!’ om de belangen van onze gemeente en regio te behartigen. Eén van de belangrijkste conclusies van het rapport is dat het huidige rijksbeleid, met de inzet op doelmatigheid en de beleidsfocus op sterke regio’s, leidt tot verschraling van voorzieningen in de (plattelands)regio’s. Er is onvoldoende aandacht voor specifieke opgaven in grensregio’s. Daarnaast zijn rijksondersteuningsprogramma’s vaak te kort van duur en te kleinschalig. We hebben behoefte aan structurele afspraken om structureel aan onze samenleving te kunnen bouwen.

Doorlopend.

• We investeren samen met de gemeenten Sluis en Terneuzen in de uitvoering van de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen. We zijn in gesprek met het Ministerie van BZK om als vervolg op het rapport Elke regio telt langjarige afspraken te maken voor het versterken van de brede welvaart in de regio. Daarbij nemen we actief deel aan een leernetwerk met voorbeeld- en grensregio’s in Nederland.
• We zijn actief in diverse netwerken en samenwerkingen binnen Zeeland, Nederland en met Vlaamse partners. Zoals het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO), de VZG, de VNG, de P10 en de grensoverschrijdende EGTS Linieland van Waas en Hulst.

Samenwerken is geen doel op zich, maar een middel om onze doelen beter te kunnen bereiken. Daarbij zijn we ook afhankelijk van de inzet van andere partijen.

Jaarlijks Uitvoeringsprogramma Integrale Veiligheid 2025 opstellen.
Doelen uit het veiligheidsbeleid met de beoogde jaarlijkse actiepunten.
5 prioriteiten binnen het uitvoeringsprogramma:

• digitale criminaliteit
• ondermijning
• zorg en veiligheid
• jeugd en veiligheid
• veilige en duurzame leefomgeving

Jaarlijks voorleggen aan het college ter vaststelling. Gemeenteraad ter kennisname aanbieden.

Veiligheidsmonitor (cijfers subjectieve veiligheid), criminaliteit cijfers politie, Monitor Integrale Veiligheid.

Capaciteitsproblemen AOV’ers en/of eventuele beschikbare middelen.